启动新项目,如何设定项目目标 · 项目需求采集问题清单

对于项目管理来说,搞清楚干系人(stakeholders)的需求、预期,至关重要,事关项目成败。就如做产品,如果没搞清楚用户是谁、用户需求是什么,就根据自己的臆想开干,你觉得做出用户喜爱的产品概率有多大?

作为项目经理时,我一般会在项目启动初期,快速访谈关键干系人(key stakeholders),单边沟通了解项目背景、对于项目管理四要素(时间质量成本范围)的期待、关于风险的提醒建议等信息,同时快速研究业界同类项目的优秀实践,然后形成项目OKR、初步规划,快速拉他们多边对齐。后续也会持续关注他们的需求变化、管理预期。

访谈问题清单

以下是项目启动初期,我常用的访谈问题清单,供参考(这是「战略迭代项目」的版本,你把相关内容换成自己项目的即可):

  1. 关于项目的背景:为什么想启动这个项目?想解决什么问题?
    • 我们面临的主要业务问题和运营问题是什么?
    • 为什么这是一个问题?不解决该问题会有什么样的结果?
  2. 关于项目质量要求/目标:对于这轮「迭代战略」,你有什么期待?
    • 达到怎样的状态,你会拍手称赞?
    • 这个项目,至少达到怎样的状态,是你觉得可接受的?
    • 你了解到的信息中,比如同行,在迭代战略这类事情上,有哪些你印象深刻的 亮点或痛点?
  3. 关于项目范围:你觉得怎样算是这个项目结束了——
    • 比如经营管理层及干部层面,对 战略达成共识?
      • 全员对于战略的反馈呈现出来?
      • 根据战略调整完组织架构?
      • 关键干系人对这个项目的复盘完成?
    • 或是时间优先:在某个日期前,尽力做到最好即可;接受有损,不要加时?
  4. 关于项目干系人:哪些是关键干系人?
    • 你觉得至少哪些人必须深度参与到战略讨论中?为什么?
    • 能否给出一些名单?尤其是你带的团队。
    • 这是我之前起草的名单,你看有无要调整的?
  5. 关于项目成本:你对于资源投入的预期
    • 对于你的角色来说,在这轮迭代战略上,你觉得花多少小时合适?你能接受的上限是?
    • 对于 其他角色呢?
    • 你觉得这个项目,最好什么时候结束?最晚什么时候结束,是你能接受的底线?
    • 我们能否引入外部咨询公司或顾问?预算范围是?
  6. 关于项目风险:我们项目组推进这个项目,你有什么担心、提醒或建议?

使用锦囊

  1. 关于访谈顺序,建议从提议要启动这个项目的干系人开始,如果是多位,就从权力大、利益大的开始。然后根据他对于关键干系人的推荐,再进一步邀约他人。
  2. 关于访谈工作要点:
    1. 访谈前,我一般会把这个问题清单提前发给对方,以便对方提前了解和酝酿。但现场访谈时,不一定完全按顺序来,但会确保每个要素都能采集到。
    2. 访谈后,注意及时小结要点发给对方确认,避免理解偏差。
    3. 把干系人预期都采集到后,使用 OKR 来多边对齐预期比较省力。关于如何设定优质 OKR ,我在小年糕时梳理的这份新人培训材料里有梳理,供参考 「目标管理 OKR」幻灯 V2.0
  3. 其它:
    1. 随着项目推进,关键干系人可能会有变化,尤其进入新的项目阶段时。请注意根据项目进展及时盘点名单,并持续关注他们的需求变化、做好预期管理。
    2. 如果项目是你个人的、不涉及其他人,也可以用这个问题清单梳理目标和规划。
    3. 更多关于项目管理和协作的实践经验、模板,可到这个 GitHub 仓库挖掘: ishanshan/CollaborationGuide4Shaper: For shaper, by shaper, help you be a shaper 🌱

如果你有疑问、建议等任何反馈,欢迎留言告诉我,一起完善迭代这个问题清单:D

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